Panoramica

ARXivar è una piattaforma di Document & Process Management completa e scalabile mediante la quale è possibile archiviare in un contenitore informatico centralizzato infiniti documenti elettronici provenienti dai vari sistemi informativi che l’azienda utilizza (ERP/Gestionale, email, fax, office, CRM, CAD, sistemi qualità, rilevazione presenze, etc..), e mette a disposizione, mediante una interfaccia estremamente intuitiva, degli strumenti di gestione per condividere, collaborare, far circolare e movimentare i documenti elettronici, gestire le diverse revisioni, applicare note ed allegati sui documenti. Gestione Documentale Inoltre è possibile organizzare tali documenti elettronici in fascicoli elettronici e pratiche (commesse, edilizie, personale ecc) nonchè collegare i documenti mediante delle relazioni (es.Fattura > DDT > Ordini > Offerte). Ciò permette di navigare i documenti al loro interno. ARXivar mette a disposizione funzioni di utilità quali la spedizione via fax/mail secondo la priorità sul destinatario, creazione di Cd auto-consultanti, gestione dei moduli aziendali (carta intestata, rda ecc), stampante PDF, gestione di deleghe, una anteprima sempre disponibile dei documenti per i più comuni formati, liste di distribuzione, sistemi di ricerca FULL-TEXT, firma digitale e tante altre funzioni.

ARXivar possiede diversi tipi di ricerche documentali diverse a seconda del tipo di uso e di operatore, che garantiscono la reperibilità dei documenti in base a 6 livelli di riservatezza che si incrociano tra loro per soddisfare le più particolari esigenze di privacy e di accessibilità ai dati. Gestione dei Processi Grazie ad ARXivar tutti i documenti e/o informazioni in ingresso o in uscita, scatenano dei processi, disegnati dall’utente, in modo da far fluire tali documenti attraverso workflow autorizzativi. In questo modo qualsiasi informazione e/o documento circolerà in azienda secondo il modello della vostra organizzazione. Con una comoda visualizzazione a Task è possibile avere evidenza del lavoro da effettuare. Con la nuova release 5 si può essere attori di workflow anche da qualsiasi dispositivo mobile che supporti HTML5 oltre al poter archiviare e cercare i documenti caricati in Arxivar. Ovviamente ogni workflow disegnato può comunicare con software terzi e generare dei report direttamente da Arxivar per avere evidenza delle inefficiente, colli di bottiglia e in quali campi è richiesta un’azione correttiva.

Conservazione sostitutiva

Per Conservazione Sostitutiva si intende una procedura certificata secondo le direttive del CNIPA che permette di archiviare in modo digitale i documenti aziendale e poter eliminare il documento cartaceo. A corredo della soluzione sono stati sviluppati una serie di servizi che permettono la totale sicurezza per il cliente. ARXivar viene costantemente aggiornato e verificato per la piena e completa rispondenza a TUTTA la normativa vigente. Documenti che si possono conservare: il libro giornale e il libro degli inventari, libro dei cespiti, Registro dei corrispettivi, mastri, registro di carico e scarico le scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, lettere, fax, sollecito di pagamento, estratti conto, avvisi, verbali CdA e Collegio Sindacale, Libri Sociali, etc. le scritture ausiliarie di magazzino, documento di trasporto, bolle di accompagnamento, bollette il bilancio d’esercizio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa i registri prescritti ai fini dell’IVA, quali ad esempio, il registro degli acquisti, il registro dei corrispettivi, il registro delle vendite, etc. le fatture, le ricevute e gli scontrini fiscali, i documenti di trasporto ed altri documenti simili le dichiarazioni fiscali, dichiarazione dei redditi, IRAP Libro unico del lavoro la modulistica inerente i pagamenti (modelli F24, F23, bollettini C/C) Documenti che NON si possono conservare: Scritture e Documenti rilevanti ai fini Tributari nel Settore Doganale, delle Accise e delle Imposte di Consumo Competenti L’Agenzia delle Dogane Bolle Doganali Fatture con Accise (alcolici, carburante, etc.) In caso di Fatture con Accise o Imposte di Consumo, queste devono essere riporate su un apposito sezionale IVA separato, al fine di non confluire nello stesso numeratore delle altre Fatture Scheda carburante, scontrini fiscali e altri documenti che hanno impresso timbri a secco o firme autografe.

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